Entwicklung eines maßgeschneiderten HR-Tools für Edeka Möck

Kunde: Edeka Möck
Projekt: Entwicklung und Implementierung eines HR-Tools
Zeitraum: 4 Monate
Leistung: Softwareentwicklung

Überblick

Für unseren Kunden Edeka Möck haben wir ein individuelles HR-Tool entwickelt, das speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Ziel war es, eine kosteneffiziente und benutzerfreundliche Lösung zu schaffen, die die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten erleichtert.

Projektbeschreibung

Edeka Möck nutzte zuvor eine kommerzielle HR-SaaS-Lösung, die hohe jährliche Lizenzgebühren verursachte und nicht alle spezifischen Anforderungen des Unternehmens abdeckte. Durch die Entscheidung für eine maßgeschneiderte Lösung wird Edeka Möck zukünftig nicht nur Kosten sparen, sondern auch ein Tool benutzen, das optimal auf die internen Prozesse abgestimmt ist.

Funktionalitäten des HR-Tools

1. Verwaltung aller relevanten Mitarbeiterstammdaten.
2. Automatische Dokumentenerstellung und -verwaltung (z.B. Verträge, Zeugnisse, Begrüßungsschreiben, Merkblätter, Schlüsselverwaltung, …). 
3. Eigenständige Dokumentvorlagenverwaltung inkl. Kategorisierung und Rechteverwaltung.
4. Vollautomatische Variablensteuerung für die Stammdatenbereitstellung aus der Datenbank.
5. Automatische geschlechtsspezifische und stammdatenbasierte Dokumentengenerierung.
6. Automatische Erstellung und Versand von Serienbriefen.
7. Erweiterbare Stammdaten-Picklistenwerte inkl. Sortierungseinstellung.
8. Selbstständige Aktualisierung der Mitarbeiterdaten (z.B. Adresse, Telefonnummer, IBAN, …) durch die Mitarbeiter.
9. Zugriff der Mitarbeiter auf gezielt für sie freigegebene Informationen und Dokumente.
10. Nachvollziehbare Änderungs-Historie für die Personalverantwortlichen.
11. Rollenbasierte Rechteverwaltung.
12. Darstellung von Lohn- und Gehaltsinformationen mit Änderungsübersicht und Kommentarfunktion.
13. Terminierbare Änderungen mit automatischer Anpassung und Kommentarfunktion.
14. Selbstständige Passwortverwaltung durch die Mitarbeiter.
15. Integration einer Schnittstelle zum Personalplanungstool Shiftbase.
16. DATEV-Integration über die LODAS-Schnittstelle für die Lohnbuchhaltung.
17. Hinterlegung von Mitarbeiterbildern.
18. Automatisierter E-Mail-Versand zur Passwortvergabe bei neu angelegten Mitarbeitern.
19. Exportierbare Mitarbeiterlisten mit personalisierbaren Spalteninformationen.
20. Zuordnung von Vorgesetzten und gezielte Teamansicht.
21. Granulare Filter-, Such- und Sortierfunktionen für die Mitarbeiterliste.
22. Terminierte Deaktivierung von Mitarbeitern mit Zugangssperre.
23. Bereitstellung von Informationen für deaktivierte Mitarbeiter.
24. Reaktivierung von Mitarbeitern mit einem Klick.
25. Und noch einige weitere kleinere Features wie z.B. kontrollierte Eingabe der Sozialversicherungsnummer, Steuer ID, Familienstand, …

Projektumsetzung
 

Nachdem die Entscheidung für SATRI Consulting als Entwicklungspartner gefallen war, starteten wir mit einem vierstündigen Anforderungstermin, um die Wünsche und Bedürfnisse von Edeka Möck zu erfassen und eine Roadmap zu erstellen. Die anschließende Kommunikation erfolgte über das Trello Kanban Tool, während die Entwicklung in Jira nach der Scrum-Methode in zweiwöchigen Sprints durchgeführt wurde. Alle zwei Wochen fand ein Kunden-Austauschmeeting in Dauer von 30 – 60 Minuten statt, und das Entwicklungsteam hatte sich wöchentlich zum Stand-up-Meeting und alle zwei Wochen zum Planungsmeeting getroffen. Unser Team bestand aus einem Softwarearchitekten, einem Lead-Entwickler und einem QA-Entwickler, um eine hohe Qualität sicherzustellen. Um die Entwicklungsdauer zu reduzieren, nutzten wir die neuesten technologischen Möglichkeiten und vorhandene Frameworks sowie KI-Unterstützungstools. Dies ermöglichte es uns, bestimmte Funktionalitäten nicht neu oder manuell zu entwickeln, sondern effizient zu implementieren, wodurch wir die Entwicklungszeit um ca. 50% verkürzen konnten. Diese Effizienzsteigerung wirkte sich positiv auf den Projektpreis für den Kunden aus.

Besondere Merkmale

Benutzerfreundlichkeit

Das Tool wurde so gestaltet, dass es selbsterklärend ist, mit sorgfältig gewählten User Interface Design, Texten, Platzhaltern und Tooltips, sodass keine zusätzliche Dokumentation notwendig ist.

Effiziente Datenmigration

Die Datenmigration aus dem Altsystem verlief reibungslos, wobei einige Daten manuell nachkonfiguriert wurden, da sie im Altsystem nicht gepflegt waren.

Termingerechte Lieferung

Innerhalb von vier Monaten konnte das Altsystem erfolgreich durch das neue HR-Tool ersetzt werden.

Fazit

Dank der agilen und zielgerichteten Entwicklung hat SATRI Consulting ein maßgeschneidertes HR-Tool geliefert, das Edeka Möck nicht nur Kosteneinsparungen bringt, sondern auch die Effizienz der HR-Abteilung signifikant verbessert. Das Tool wird nun auf einem Hetzner Server betrieben und bedarf keine regelmäßige Wartungsaufwände, was seine weiteren Betriebskosten geringhält.